Algemene voorwaarden | Sentomus Nederland

Nederlands

The Terms and Conditions are primarily drawn up in English. The English version is the leading agreement. For the Customer's comfort, these Terms and Conditions have been translated into Dutch, French, German, Spanish and Italian. These translated versions are neither leading nor binding, no rights can be taken away from them, even in the event of translation errors.

Sentomus - Terms and Conditions

Article 1: Definitions

- "Customer": the natural or legal person, partnerships without legal personality, as well as his representative and agent or employee, who has concluded or wishes to conclude an agreement with Sentomus.
- "Respondent": the individual who answers a survey of a museum
- "Sentomus": The name of the research project for Museums, facilitated by Sento Group BV ("Sento")
- "Agreement(s)": all, in relation to the Customer, agreements used by Sento Group BV, to which these Terms and Conditions apply.
- "Use": the use of digital questionnaires, web space, database space, communication materials and all other services and products agreed with the Customer that Sentomus provides.

Article 2: General

These Terms and Conditions ("Terms and Conditions") apply both to the provision of services and to the sale of goods by Sento Group BV, hereinafter referred to as "Sento".

The Terms and Conditions are considered accepted by the Customer in full and without any reservation by placing an order. The Terms and Conditions and each specific Agreement constitute the entire and sole Agreement between the parties and supersede all previous oral or written agreements, proposals, promises, understandings or communications relating to the subject matter of the specific Agreement. Terms and Conditions of the Customer do not apply. Sento's delivery obligation for the services or products ordered by the Customer at the price set by Sento constitutes the main undertaking of the Agreement.

Article 3: Duration and termination

Unless otherwise agreed between the parties, the Agreement is entered into for 1 year from the start date of the Agreement. The unilateral termination by the Customer does not give right to any refund or compensation in any way whatsoever of payments already made or to be claimed. If the agreement is terminated, Sento's claims against the Customer are immediately due and payable and the amounts already invoiced and yet to be invoiced remain due, without any possibility to cancel.

Article 4: Prices

The prices communicated by Sento on the website and via other channels are always subject to obvious spelling errors or translation errors. Individual offers are revocable and valid for 60 days, unless otherwise stated in the quotation. All prices are in Euro and excluding VAT, unless otherwise indicated, and are payable as stated on the invoice. Invoices are payable by bank transfer. Unless otherwise agreed, the prices relating to the service are calculated for a period of one year. At the start of this period, the full price shall be paid in accordance with Article 5. Sento may have the possibility to offer other payment terms, this is clearly stated when confirming the participation.

The prices related to services may be changed by Sento at any time during the term of the Agreement. The Customer is informed of this via the website and also in an individual way via personally targeted communication. The changed prices will be payable by the Customer after two months from the individual notification, unless the Customer has made use of the possibility to terminate the Agreement free of charge and without justification. Cancellation by the Customer must be made by registered mail or electronically via https://www.sentomus.eu within thirty calendar days following the individual notification of the changed prices.

Any promotions or discounts are per Customer and cannot be combined with other promotions or discounts. In case of abuse of promotions by the Customer, for example but not exhaustively by knowingly creating multiple accounts, Sento reserves all rights and Sento can decide, for example, but not exhaustively, not to apply promotions.

Article 5: Delivery, payment and protest terms

The delivery times specified by Sento are indicative and not binding, unless formally agreed otherwise. The deadlines are always formulated in working days. A reasonable delay in the delivery of the services or products can under no circumstances entitle Customer to cancellation of an order or compensation. Any complaint regarding the delivery, of whatever nature, must be notified in writing by the Customer to Sento within 8 working days from the delivery of the goods or the start date of the performance of the services. Any complaints regarding delivery or performance cannot be used as a pretext to suspend or delay payment of invoices. The lack of written protest of an invoice within 8 working days from its dispatch implies the irrevocable acceptance of the invoice and the amounts, products and services stated therein. Invoices must be paid within one month of the invoice date. If the Customer has not paid in full after 14 calendar days after the payment term, he is in default after the first reminder stating the consequences of the non-payment. If the Customer is in default, this has the following consequences: (i) the statutory interest is due on the outstanding amount; (ii) the Customer owes 15% of the principal amount in collection costs, or 40 euros if that amount is more than 15% of the principal, or, if the Customer is a Consumer, the amount due under applicable law; (iii) The service to the Customer may be suspended without further warning (and any website hosted by the Customer made inaccessible) until the outstanding amounts, including interest, have been paid; (iv) Sento has the right to dissolve or terminate the Agreement at its option pursuant to Article 2 and to take back any delivered good to the extent possible.

Article 6: Rules of conduct and notice/takedown

The Customer shall at all times cooperate in good faith with Sento in order to promote the provision of the services. The Customer shall at all times use the services in accordance with Sento's Terms and Conditions, as amended from time to time. You can read the most recent version in this document. If the customer fails to comply with his obligations arising from these Terms and Conditions, he agrees to bear all costs and charges related to the additional services performed by Sento to remedy any problems resulting from the Customer's failure to comply with his obligations. Sento can in no way be held liable for technical or other malfunctions both inside and outside the Sento network, such as, for example, any failure of the internet connection or servers, or for errors by suppliers. The Customer is solely liable for the proper use of the good, service or software, taking into account the specifications and instructions of Sento.

Article 7: Right of withdrawal

Since the customer is a professional user, any right of withdrawal on the provision of these services is not applicable.

Article : 8 Liability

Sento is not liable in the context of the conclusion or execution of the Agreement. Sento is also expressly not liable for (but not limited to) indirect damage, consequential damage, lost profit, missed savings, damage due to business interruption, ... The customer must at all times first assess all information and purchased services and delivered results for the correctness and make a well-considered responsible judgment about what he will do with for example research results, and whether this does not have a negative impact on the customer or his business operations. The customer is also ultimately responsible for distributing or communicating about the survey in a correct manner and for ensuring that sufficient and varied response is achieved to draw relevant conclusions from this.

The Customer is liable to Sento for damage caused by an error or shortcoming attributable to him. The Customer indemnifies Sento against claims regarding non-compliance with the rules of conduct in these Terms and Conditions when using the services or goods by or with the consent of the Customer. This indemnity also applies to persons who, although not employees of the Customer, have nevertheless used the services or goods under the responsibility or with the consent of the Customer.

Article 9: Intellectual property rights

All intellectual property rights with regard to the products and/or services as well as the designs, software, documentation and all other materials that are developed and/or used in preparation or execution of the Agreement between Sento and the Customer, or the data resulting from it, are vested exclusively in Sento or its suppliers. The provision of products and/or services does not entail any transfer of intellectual property rights. The Customer only acquires a non-exclusive and non-transferable right of use to use the products and results of the services for the agreed purposes. The customer also has the right to request a copy of his data from Sento once. Sento reserves the right to keep all information collected through the survey for the customer so that it can be made available to him in the future, by Sento or another entity to which Sento transfers the research, in such a way that an evolution measurement(s) can be visualized in the customer's dashboard or reports. The collected data will also be provided anonymously to the Universities and bodies involved in the research. In such use, the Customer will strictly adhere to the conditions laid down in the Terms and Conditions or otherwise imposed on the Customer. The Customer shall not publish, reproduce or make available to a third party the products and results of the services in whole or in part in any way without the prior written consent of Sento. The Customer shall not remove or alter any indications of Sento or its suppliers regarding copyrights, brands, trade names or other intellectual property rights.

Sento is permitted to take technical measures to protect its products, services or goods. If Sento has secured these products, services or goods by means of technical protection, the Customer is not permitted to remove or evade this security, except if and insofar as the law provides to the contrary.

Article 10: Force majeure

Events of force majeure (such as there but not exhaustively: internet failure, servers, systems, social circumstances, ...) will, for as long as that event lasts, release Sento from its obligations under these Terms and Conditions, provided that Sento informs the Customer in writing or by e-mail and describes the force majeure, and immediately continues the execution of the relevant obligations when and insofar as the event of force majeure is disappeared. The Customer shall not be entitled to claim compensation for Sento's failure to fulfil any of its contractual obligations as a result of an event of force majeure.

Article 11: Personal data and GDPR

11.1 Personal data of the respondent

The questionnaire completed by the respondents does not contain any questions about personal data or identification data. No questions or data are collected in any way and at no time that can be traced back to the identity of the individual. The completion of the questionnaire is therefore completely anonymous at all times. Due to the anonymous nature, there is no possibility to find out who has completed a certain survey, and it is therefore not possible to ask after completing the survey to view, change or delete answers.

Within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR), the customer may never process personal data within the framework of Sentomus using Sento's services, products or goods. The Customer hereby guarantees not to use the services or goods provided for the processing of personal data and indemnifies Sento against all damage or claims based on the assertion that any processing of personal data using the services or goods would be unlawful. (see also "add own questions", article 2.5)

No personal data is collected for the respondent competition either. The survey system picks winners from the respondents via the system described in Article 4 ("Determination of winners"). Respondents who won will see a separate message after completing the survey, with a unique code and the request to contact the research team via an email address. In this way, the research team only comes into contact with the winners and avoids having to collect personal data from each respondent. Winners can at any time and on simple request by e-mail or letter, ask Sento Group BV to view, change or delete their personal data.

11.2 Personal data of the customer

Sento only collects the minimum necessary personal data from the customer to enable the correct functioning of its systems and the correct handling of the investigation. When registering the museum for participation, you will be asked for the surname, first name, email address of the contact person of the museum who wishes to participate in the study. The contact person must create a password to access the system in combination with his or her e-mail address. This contact person can change his or her password at any time. The customer or his contact person (contact persons) must choose a unique password that only serves to access the Sentomus system. Sento will occasionally keep the contact person informed about the investigation during the duration of the investigation via the e-mail address provided. The contact person can indicate at any time that they no longer wish to receive these update e-mails. Only e-mails that are necessary to handle invoicing cannot be refused.

Once logged into the system, the contact person has the opportunity to add other colleagues within the museum to the research system. In this way, other people can also follow up on the research. The contact person provides their surname, first name and email address. These additionally added people will receive an e-mail with an invitation to confirm that they wish to follow up on the research for the museum.

Contacts can request through simple notification via e-mail (contact [at] sentogroup [dot] eu) to view, change or delete their personal data (surname, first name, email address). At least one contact address remains required for the handling of the invoicing due, as long as this invoice has not been paid.

11.3 Data retention

The data about the museum, the contact person and the collected data from the research itself are stored on servers in Europe, secured with adequate and common security measures and regularly backed up. In the event of 'data breaches' or other form of hacking, Sento Group undertakes to take the necessary countermeasures as soon as possible and will inform the customers and contacts.

Article 12: Ownership of data

The data and contact details collected in the study are stored and processed by Sento Group. This data can be provided to the partners in the research, such as the universities or sector organisations, in an anonymised form and for scientific analysis. This means that the research data provided to the partners is stripped of all links with the individual participating museum. In this way, the academic partners and sector organisations can use the grouped and anonymised data to conduct scientific research and support the sector. In this way, however, the anonymity of the individual results of the participating museum is also guaranteed. Sento Group may transfer all data and data from the research to third parties at any time. The customer can request a copy of the own collected research data via simple request to Sento Group, who provides it in the form of an Excel file or other form.

Article 13: Personalised survey

Sentomus provides a system (form via website) in which the museum passes on basic information about its own offer and its own operations to the research team. Based on this information, the survey for the museum is personalized so that the relevant questions are asked to the respondents for that museum. The museum also has the possibility to add its own questions to the survey, for example for locally specific research questions. It is forbidden to ask for personal data (name, e-mail address, address, ...) of the respondents in these own museum questions. The investigation is completely anonymous and brought in line with the GDPR legislation, adding such questions about personal data would put the research for the museum in violation of this legislation and the promised anonymity for the respondent. Finally, the museum has the possibility, if desired, to go through the entire survey in advance and to indicate which questions, or answer options, it wishes to have deleted in its own survey. Some questions or answer options cannot be deleted for technical reasons. This is clearly indicated in the form.

Once the personalisation form is sent via the personalisation system, this information is final and the survey is programmed as such. A message is displayed prior to sending that additionally checks whether one is sure that the information is correct and complete. In principle, changes to the questionnaire are no longer possible afterwards. The research team can be contacted if changes are still desired, the team can respond to this as much as possible. Once the survey is announced to the public of the museum and thus the collection of responses has started, no changes are possible.

Article 14: Response, method and results

Sentomus provides a clear briefing explaining a number of possibilities to make the survey known to its own audience, past visitors and non-visitors. Sentomus also provides a variety of personalised communication materials. The museum can choose from this without obligation and use these materials in its own communication channels. If the museum wishes to develop other materials, for example in its own corporate identity, this can be done on its own initiative without the prior permission of Sentomus. The personal survey link and QR code as well as some logos of the survey are therefore made available. The materials provided are suitable for printing, for example in the form of flyers or posters. The choice to have materials printed is up to the customer, who takes charge of the printing costs. Flyers may not be distributed in the public domain (outside the museum) and may not be thrown on public roads.

The invitation to respondents to participate in the survey is distributed by the museum itself, with or without the help of the briefing and the provided communication materials. Sentomus cannot guarantee that response will be achieved or how many respondents will be reached. The number of respondents can be consulted at any time on the results page (dashboard) that Sento makes available to the customer, and can be reached via login in the system. There are no limits on the number of respondents who can be reached by a museum. The communication materials and the briefing offer opportunities to make the questionnaire generally known to visitors, dropouts and non-visitors (convenience sample). The possibility to survey random visitors in the museum via the museum's own surveyors with a tablet or mobile phone is also offered (random sample), for this purpose a separate briefing is made available. For the 'live' conduct of surveys via these surveyors, a mobile device (tablet or mobile phone) with an active internet connection must be made available by the customer, the survey is not made available on paper (due to its length and complex branches / dependencies).

In order to provide extra support and stimulation of response collection, Sentomus provides 'incentives' for the respondents. For each correct and complete survey, 1 (one) square meter of endangered rainforest or nature reserve is saved through the recognized organization World Land Trust. A maximum of 1000 (thousand) square meters per participating museum is determined. In addition, the participants (respondents) in the survey have a chance to win one of the trips worth 1000 (thousand) euros that will be raffled among the participants. The full participation regulations can be found on the home page of the survey for your museum.

At the end of the research, the participating museum will receive a personal research report with its own research results for its own museum. This report also offers benchmarking with a group of similar museums in or outside the country, and with national or European results. The possibilities for benchmarking are influenced by the final number of participating museums, their location and characteristics, and the total response achieved by these museums. Therefore, no guarantees can be offered in advance with regard to the composition of the 'clusters', the groups of museums with which benchmarking will be possible, nor with regard to the national or European results. Sento is not responsible for the quality nor quantity of the response by the respondents, and is not responsible for errors. The client is responsible for interpreting the results within the context of one's own reality and is responsible for possibly taking any actions or decisions following the results and the report of this research.

Article 15: Miscellaneous

The rights and obligations arising from this Agreement concluded with Sento for the Customer will not be transferable to third parties, in whole or in part, without the prior written consent of Sento. If a provision of an Agreement concluded with Sento or its application would become or be null and void or unenforceable for any party or circumstance, this shall not affect the rest of the Agreement. Changes to contact details such as, for example, addresses, contacts and e-mail addresses of the Customer must be communicated to Sento immediately by the Customer. If the Customer fails to report this immediately, Sento can recover the costs for research or returned shipments from the Customer. The log files and other electronic or non-electronic administration of Sento constitute full proof of Sento's statements and the version of any (electronic) communication received or stored by Sento is considered authentic, unless proven otherwise by the Customer.

Article 16: Applicable law and exclusive jurisdiction

This Agreement concluded with Sento is governed by Belgian law. Insofar as the rules of mandatory law do not prescribe otherwise, all disputes arising as a result of the Agreement will be submitted to the competent Belgian court for the district in which Sento is located.

Facilitator of the study:
Sento Group BV
Jachthoornlaan 22
2970 Schilde
Belgium

Invoicing is organised centrally through the facilitator Sento Group BV:
VAT BE0783936281
IBAN BE35 7350 6047 4737
BIC KREDBEBB

Created and published on 1/12/2023

De Algemene Voorwaarden zijn primair opgesteld in het Engels. De Engelse versie is de leidende overeenkomst. Voor het comfort van de Klant, werden deze Algemene Voorwaarden vertaald naar het Nederlands, Frans, Duits, Spaans en Italiaans. Deze vertaalde versies zijn niet leidend noch bindend, er kunnen geen rechten aan onttrokken worden, ook niet in geval van vertaalfouten.

Sentomus - Algemene voorwaarden

Artikel 1: Definities

- "Klant": de natuurlijke persoon of rechtspersoon, samenwerkingsverbanden zonder rechtspersoonlijkheid, alsmede diens vertegenwoordiger en gemachtigde of werknemer, die met Sentomus een overeenkomst heeft afgesloten of wenst af te sluiten.
- “Respondent”: het individu dat een enquête van een museum beantwoordt
- “Sentomus”: De naam van het onderzoeksproject voor Musea, gefaciliteerd door Sento Group BV (“Sento”)
- "Overeenkomst(en)": alle, in relatie met de Klant, door Sento Group BV gehanteerde overeenkomsten, waarop deze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn.
- "Gebruik": het met de Klant overeengekomen gebruik van digitale vragenlijsten, webruimte, databaseruimte, communicatiematerialen en alle andere diensten en producten die Sentomus voorziet.

Artikel 2: Algemeen

Deze algemene voorwaarden ("Algemene Voorwaarden") zijn zowel van toepassing op de leveringen van diensten als op de verkoop van goederen door Sento Group BV, hierna genoemd "Sento".

De Algemene Voorwaarden worden door het plaatsen van de bestelling integraal en zonder enig voorbehoud als door de Klant aanvaard beschouwd. De Algemene Voorwaarden en elke specifieke Overeenkomst maken de volledige en enige Overeenkomst uit tussen de partijen en vervangen alle voorgaande mondelinge of schriftelijke overeenkomsten, voorstellen, beloftes, afspraken of mededelingen met betrekking tot het voorwerp van de specifieke Overeenkomst. Algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing. De leveringsverbintenis van Sento van de door de Klant bestelde diensten of producten aan de door Sento vastgestelde prijs, vormt de hoofdverbintenis van de Overeenkomst.

Artikel 3: Duur en beëindiging

Tenzij anders overeengekomen wordt tussen de partijen, wordt de Overeenkomst voor 1 jaar aangegaan te rekenen vanaf de startdatum van de Overeenkomst. De eenzijdige opzegging door de Klant geeft geen aanleiding tot enige teruggave of vergoeding op welke wijze ook van reeds uitgevoerde of nog te vorderen betalingen. Indien de overeenkomst wordt beëindigd, zijn de vorderingen van Sento op de Klant onmiddellijk opeisbaar en blijven de reeds gefactureerde en nog te factureren bedragen verschuldigd, zonder enige verplichting tot ongedaan making.

Artikel 4: Prijzen

De prijzen die door Sento op de website en via andere kanalen worden meegedeeld zijn steeds onder voorbehoud van kennelijke schrijffouten of vertaalfouten. Individuele offertes zijn herroepelijk en geldig voor 60 dagen, tenzij in de offerte anders is vermeld. Alle prijzen zijn in Euro en exclusief BTW, tenzij anders aangeduid, en zijn betaalbaar zoals vermeld op de factuur. Facturen zijn betaalbaar via overschrijving. Tenzij anders overeengekomen, worden de prijzen die betrekking hebben op de dienstverlening berekend voor een periode van één jaar. Bij aanvang van deze periode wordt de volledige prijs betaald overeenkomstig artikel 5. Sento kan de mogelijkheid hebben om andere betaaltermijnen aan te bieden, dit wordt duidelijk vermeld als keuzemogelijkheid bij het bevestigen van de deelname.

De prijzen die betrekking hebben op dienstverlening kunnen te allen tijde door Sento worden gewijzigd gedurende de looptijd van de Overeenkomst. De Klant wordt hiervan op de hoogte gebracht via de website én tevens op individuele wijze via persoonlijk gerichte communicatie. De gewijzigde prijzen zullen betaalbaar zijn door de Klant na twee maanden te rekenen vanaf de individuele kennisgeving, tenzij de Klant gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid om het de Overeenkomst kosteloos en zonder motivering op te zeggen. Opzegging door de Klant dient te gebeuren per aangetekende zending of elektronisch via https://www.sentomus.eu binnen de dertig kalenderdagen die volgen op de individuele kennisgeving van de gewijzigde prijzen.

Eventuele promoties of kortingen gelden per Klant en zijn niet cumuleerbaar met andere promoties of kortingen. In geval van misbruik door de Klant van promoties, bijvoorbeeld maar niet-limitatief door het bewust creëren van meerdere accounts, behoudt Sento zich alle rechten voor en kan Sento bijvoorbeeld, maar niet-limitatief, promoties niet toepassen.

Artikel 5: Leverings-, betaal- en protesttermijnen

De door Sento opgegeven leveringstermijnen zijn indicatief en niet bindend, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen werd. De termijnen worden steeds in werkdagen geformuleerd. Een redelijke vertraging in de levering van de diensten of producten kan in geen geval recht geven op annulering van een bestelling of een schadevergoeding.
Iedere klacht betreffende de levering, van welke aard ook, dient door de Klant binnen de 8 werkdagen vanaf de levering der goederen of de begindatum van het presteren van de diensten schriftelijk te worden bekendgemaakt aan Sento. Eventuele klachten betreffende de levering of prestaties kunnen niet als voorwendsel worden aangewend om betaling van facturen op te schorten of te vertragen. Het gebrek aan geschreven protest van een factuur binnen de 8 werkdagen vanaf de verzending ervan, houdt de onherroepelijke aanvaarding van de factuur en de erin vermelde bedragen, producten en diensten in.
Facturen moeten worden betaald binnen de maand na factuurdatum. Indien de Klant na 14 kalenderdagen na de betalingstermijn nog niet volledig heeft betaald, is hij in gebreke na de eerste aanmaning waarin de gevolgen van het uitblijven van betaling zijn vermeld. Indien de Klant in gebreke is, heeft dat de volgende consequenties: (i) over het openstaande bedrag is de wettelijke rente verschuldigd; (ii) de Klant is 15% van de hoofdsom aan invorderingskosten verschuldigd, of 40 euro als dat bedrag meer is dan 15% van de hoofdsom, dan wel, indien de Klant een Consument is, het bedrag dat volgens de toepasselijke wetgeving verschuldigd is; (iii) De dienstverlening aan de Klant kan zonder nadere waarschuwing worden opgeschort (en enige voor de Klant gehoste website ontoegankelijk gemaakt) totdat de openstaande bedragen, inclusief rente, zijn voldaan; (iv) Sento heeft het recht om de Overeenkomst naar keuze te ontbinden of beëindigen krachtens artikel 2 en enig geleverd goed terug te nemen voor zover dit mogelijk is.

Artikel 6: Gedragsregels en notice/takedown

De Klant zal te allen tijde te goeder trouw samenwerken met Sento teneinde het verlenen van de diensten te bevorderen. De Klant zal te allen tijde de diensten gebruiken in overeenstemming met de Algemene Gebruikersvoorwaarden van Sento, zoals van tijd tot tijd gewijzigd. De meest recente versie leest u hier in dit document. Indien de klant niet voldoet aan zijn verplichtingen die voortvloeien uit deze Algemene Voorwaarden, gaat hij ermee akkoord om alle kosten en lasten te dragen die verband houden met de extra diensten die door Sento worden uitgevoerd om eventuele problemen te verhelpen die het gevolg zijn van het niet nakomen door de Klant van zijn verplichtingen.
Sento kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor technische of andere storingen zowel binnen als buiten het Sento netwerk, zoals bijvoorbeeld eventuele uitval van de internetverbinding of servers, of voor fouten van leveranciers die hiertoe aanleiding geven. De Klant is als enige aansprakelijk voor het behoorlijk gebruik van het goed, de dienst of de software daarbij rekening houdend met de specificaties en de instructies van Sento.

Artikel 7: Herroepingsrecht

Vermits de klant een professionele gebruiker is, is het herroepingsrecht op de levering van deze diensten niet onderhevig aan het herroepingsrecht.

Artikel : 8 Aansprakelijkheid

Sento is in het kader van de totstandkoming of uitvoering van de Overeenkomst niet aansprakelijk. Sento is tevens uitdrukkelijk niet aansprakelijk voor (maar niet gelimiteerd tot) indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, ...
De klant dient te allen tijde alle informatie en aangekochte diensten en geleverde resultaten eerst zelf te beoordelen op de correctheid en zelf een weloverwogen verantwoord oordeel vellen over wat hij ermee zal doen en of dit geen negatieve invloed heeft op de klant of zijn bedrijfsvoering. De klant is tevens de uiteindelijke verantwoordelijke om de bevraging of enquête op een correcte manier te verspreiden en ervoor te zorgen dat er voldoende en gevarieerde respons wordt behaald om hier conclusies uit te trekken.

De Klant is jegens Sento aansprakelijk voor schade die door een aan hem toerekenbare fout of tekortkoming is ontstaan. De Klant vrijwaart Sento tegen aanspraken betreffende het bij de gebruikmaking van de diensten of goederen door of met toestemming van de Klant niet naleven van de gedragsregels in deze Algemene Voorwaarden. Deze vrijwaring geldt ook ten aanzien van personen die weliswaar geen werknemers van de Klant zijn, maar de diensten of goederen desalniettemin onder de verantwoordelijkheid of met toestemming van de Klant hebben gebruikt.

Artikel 9: Intellectuele eigendomsrechten

Alle rechten van intellectuele eigendom ter zake van de producten en/of diensten als mede de ontwerpen, programmatuur, documentatie en alle andere materialen die worden ontwikkeld en/of gebruikt ter voorbereiding of uitvoering van de Overeenkomst tussen Sento en de Klant, dan wel de data die daaruit voortvloeien, en verzameld worden berusten uitsluitend bij Sento of diens leveranciers. De levering van producten en/of diensten strekt niet tot enige overdracht van de rechten van intellectuele eigendom. De Klant verkrijgt slechts een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht tot het gebruik van de producten en resultaten van de diensten voor de overeengekomen doelstellingen. De klant heeft ook het recht eenmalig een kopie van zijn data op te vragen aan Sento. Sento behoudt zich het recht alle verzamelde informatie via de enquête te bewaren voor de klant zodat deze in de toekomst ter beschikking gesteld kan worden voor hem, door Sento of een andere entiteit waaraan Sento het onderzoek overdraagt, zodanig dat een evolutiemeting(en) kan gevisualiseerd worden in het dashboard van de klant. De verzamelde data zullen ook anoniem bezorgd worden aan de Universiteiten en instanties die betrokken zijn of worden bij het onderzoek. De Klant zal zich bij zulk gebruik strikt houden aan de voorwaarden, neergelegd in de algemene voorwaarden of anderszins aan de Klant opgelegd. De Klant zal niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Sento de producten en resultaten van de diensten op enige wijze geheel of gedeeltelijk openbaar maken, verveelvoudigen of aan een derde beschikbaar stellen. De Klant zal aanduidingen van Sento of haar leveranciers betreffende auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectuele eigendom niet verwijderen of wijzigen.

Het is Sento toegestaan technische maatregelen te nemen ter bescherming van diens producten, diensten of goederen. Indien Sento door middel van technische bescherming deze producten, diensten of goederen heeft beveiligd, is het de Klant niet toegestaan deze beveiliging te verwijderen of te ontwijken, behalve indien en voor zover de wet dwingend het tegendeel bepaalt.

Artikel 10: Overmacht

Gebeurtenissen van overmacht (zoals daar zijn maar niet limitatief: uitval internet, servers, systemen, maatschappelijke omstandigheden, …) zullen Sento, voor zolang die gebeurtenis duurt, ontslaan van haar verplichtingen onder deze Algemene Voorwaarden, op voorwaarde dat Sento de Klant schriftelijk of via e-mail op de hoogte brengt en de overmacht beschrijft, en de uitvoering van de betreffende verplichtingen onmiddellijk verder zet wanneer en voor zover de gebeurtenis van overmacht verdwenen is. De Klant zal geen recht hebben om schadevergoeding te vorderen voor het niet-nakomen door Sento van één van haar contractuele verplichtingen ten gevolge van een gebeurtenis van overmacht.

Artikel 11: Persoonsgegevens en GDPR

11.1 Persoonsgegevens van de respondent

De vragenlijst die ingevuld wordt door de respondenten bevat geen vragen naar persoonsgegevens of identificatiegegevens. Er worden op geen enkele wijze en op geen enkel moment vragen gesteld of gegevens verzameld die te herleiden zijn naar de identiteit van het individu. Het invullen van de vragenlijst is bijgevolg te allen tijde volledig anoniem. Omwille van het anonieme karakter is er geen mogelijkheid om te achterhalen wie een bepaalde enquête ingevuld heeft, en is het bijgevolg niet mogelijk om na het invullen van de enquête te vragen om antwoorden in te zien, te wijzigen of te verwijderen.

In de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG of GDPR) mag de klant in kader van Sentomus nooit persoonsgegevens verwerken met gebruikmaking van de diensten, producten of goederen van Sento. De Klant garandeert hiermee de geleverde diensten of goederen niet te zullen gebruiken voor het verwerken van persoonsgegevens en vrijwaart Sento tegen alle schade of claims die gebaseerd zijn op de stelling dat enige verwerking van persoonsgegevens met gebruikmaking van de diensten of goederen onrechtmatig zou zijn. (zie ook “eigen vragen toevoegen”, artikel 2.5)

Ook voor de wedstrijd worden geen persoonsgegevens verzameld. Het enquêtesysteem pikt via het systeem beschreven in artikel 4 (“Bepaling winnaars”) winnaars uit de respondenten. Respondenten die gewonnen hebben krijgen een aparte boodschap te zien na het invullen van de enquête, met een unieke code en de vraag om contact op te nemen met het onderzoeksteam via een e-mailadres. Op deze wijze treedt het onderzoeksteam enkel in contact met de winnaars en wordt vermeden om persoonsgegevens van elke respondent te moeten verzamelen. Winnaars kunnen te allen tijde en op eenvoudig verzoek via e-mail of brief aan Sento Group BV vragen om hun persoonsgegevens in te kijken, te wijzigen of te verwijderen.

11.2 Persoonsgegevens van de klant

Sento verzamelt enkel de minimaal noodzakelijke persoonsgegevens van de klant om een correcte werking van haar systemen en correcte afhandeling van het onderzoek mogelijk te maken. Bij het registreren van het museum voor deelname, wordt gevraagd naar naam, voornaam, emailadres van de contactpersoon van het museum dat wenst deel te nemen aan het onderzoek. De contactpersoon moet zelf een wachtwoord creëren om toegang te krijgen tot het systeem in combinatie met zijn of haar e-mailadres. Deze contactpersoon kan te allen tijde zijn of haar wachtwoord aanpassen. De klant of diens contactpersoon (contactpersonen) moeten een uniek wachtwoord kiezen dat enkel voor de toegang tot het systeem van Sentomus dient. Sento zal gedurende de looptijd van het onderzoek de contactpersoon af en toe op de hoogte houden over het onderzoek via het opgegeven e-mailadres. De contactpersoon kan te allen tijde aangeven deze update e-mails niet meer te wensen ontvangen. Enkel e-mails die nodig zijn om de facturatie af te handelen, kunnen niet geweigerd worden.

De contactpersoon heeft, eens ingelogd in het systeem, de mogelijkheid om ook andere collega’s binnen het museum toe te voegen aan het systeem van het onderzoek. Zo kunnen ook andere personen het onderzoek mee opvolgen. De contactpersoon geeft hun naam, voornaam en emailadres op. Deze extra toegevoegde personen ontvangen een e-mail met een uitnodiging om te bevestigen dat ze het onderzoek voor het museum mee wensen op te volgen.

Contactpersonen kunnen via eenvoudige kennisgeving via e-mail (contact [at] sentogroup [dot] eu) vragen om hun persoonsgegevens (naam, voornaam, emailadres) in te kijken, te wijzigen of te verwijderen. Er blijft minimaal één contactadres nodig voor de afhandeling van de verschuldigde facturatie, zolang deze factuur niet voldaan is.

11.3 Bewaren van gegevens

De gegevens over het museum, de contactpersoon en de verzamelde data van het onderzoek zelf worden bewaard op servers in Europa, beveiligd met adequate en gangbare beveiligingsmaatregelen en op regelmatige wijze geback-upt. In geval van ‘databreaches’ of andere vorm van hacking, houdt Sento Group zich eraan zo snel mogelijk de nodige tegenmaatregelen te nemen en de klanten en contactpersonen op de hoogte te brengen.

Artikel 12: Eigendom van gegevens

De verzamelde data en contactgegevens in het onderzoek worden door Sento Group bewaard en verwerkt. Deze data kunnen worden bezorgd aan de partners in het onderzoek, zoals de universiteiten of sectororganisaties, in een geanonimiseerde vorm en voor wetenschappelijke analyse. Dit betekent dat de onderzoeksdata die bezorgd worden aan de partners, ontdaan worden van alle links met het individuele deelnemend museum. Op deze manier kunnen de academische partners en sectororganisaties gebruik maken van de gegroepeerde en geanonimiseerde data om aan wetenschappelijk onderzoek te doen en de sector te ondersteunen. Op deze manier wordt echter ook de anonimiteit van de individuele resultaten van het deelnemende museum gewaarborgd. Sento Group kan alle data en gegevens uit het onderzoek te allen tijde overdragen aan derde partijen. De Klant kan een kopie van de eigen verzamelde onderzoeksdata via eenvoudig verzoek opvragen aan Sento Group, die deze bezorgt in de vorm van een Excel bestand of andere vorm.

Artikel 13: Gepersonaliseerde enquête

Sentomus voorziet in een systeem (formulier via website) waarbij het museum basisinformatie over het eigen aanbod en de eigen werking doorgeeft aan het onderzoeksteam. Gebaseerd op deze informatie wordt de enquête voor het museum gepersonaliseerd, zodat de relevante vragen gesteld worden aan de respondenten voor dat museum. Het museum heeft tevens de mogelijkheid om eigen vragen toe te voegen aan de enquête, bijvoorbeeld voor lokaal specifieke onderzoeksvragen. Het is verboden om in de eigen vragen naar persoonsgegevens (naam, e-mailadres, adres, …) van de respondenten. Het onderzoek is volledig anoniem en in lijn gebracht met de GDPR wetgeving, het toevoegen van dergelijke vragen naar persoonsgegevens zou het onderzoek voor het museum in overtreding brengen met deze wetgeving en de beloofde anonimiteit voor de respondent. Tenslotte heeft het museum de mogelijkheid om, indien gewenst, vooraf door de hele enquête te gaan en aan te duiden welke vragen, of antwoordopties, het wenst te laten schrappen in de eigen enquête. Sommige vragen of antwoordopties kunnen om technische redenen niet geschrapt worden. Dit wordt duidelijk aangegeven in het formulier.

Eens het formulier voor de personalisering verzonden wordt via het systeem voor de personalisering, is deze informatie finaal en wordt de enquête als dusdanig geprogrammeerd. Er wordt voorafgaand aan het verzenden een boodschap weergegeven die extra navraagt of men zeker is dat de informatie correct en compleet is. Wijzigingen aan de vragenlijst zijn nadien in principe niet meer mogelijk. Er kan contact opgenomen worden met het onderzoeksteam indien alsnog wijzigingen gewenst zouden zijn, het team kan hier in de mate van het mogelijke op in gaan. Eens de enquête bekend gemaakt wordt bij het publiek van het museum en dus de verzameling van respons gestart is, zijn geen wijzigingen meer mogelijk.

Artikel 14: Respons, methode en resultaten

Sentomus voorziet in een duidelijke briefing waarin een aantal mogelijkheden uitgelegd worden om de enquête bekend te maken bij het eigen publiek, vroegere bezoekers en niet-bezoekers. Tevens stelt Sentomus een variatie aan gepersonaliseerde communicatiematerialen ter beschikking. Het museum kan hier vrijblijvend uit kiezen en deze materialen inzetten in de eigen communicatiekanalen. Wenst het museum andere materialen te ontwikkelen, bijvoorbeeld in de eigen huisstijl, kan dat op eigen initiatief zonder voorafgaande toestemming van Sentomus. De persoonlijke enquêtelink en QR code evenals enkele logo’s van het onderzoek worden daarom ter beschikking gesteld. De ter beschikking gestelde materialen zijn geschikt om af te (laten) drukken, bijvoorbeeld in de vorm van flyers of posters. De keuze om materialen te laten printen is vrij voor de klant, die de drukkosten op zich neemt. Flyers mogen niet in het openbare domein (buiten het museum) verspreid worden en niet op de openbare weg gegooid worden.

De oproep om deel te nemen aan de enquête wordt door het museum zelf verspreid, al dan niet met de hulp van de briefing en de voorziene communicatiematerialen. Er kunnen door Sentomus geen garanties geboden worden dat respons gehaald wordt of hoeveel respondenten er bereikt worden. Het aantal respondenten kan te allen tijde geraadpleegd worden op de resultatenpagina (dashboard) dat Sento ter beschikking stelt van de klant, en via login in het systeem bereikt kan worden. Er zijn geen limieten op het aantal respondenten dat een museum mag bereiken. De communicatiematerialen en de briefing bieden mogelijkheden tot het algemeen bekendmaken van de vragenlijst onder de bezoekers, afhakers en niet-bezoekers (convenience sample). Ook de mogelijkheid tot het bevragen van willekeurige bezoekers in het museum via eigen enquêteurs van het museum met een tablet of mobiele telefoon wordt geboden (aselecte steekproef), hiertoe wordt een aparte briefing ter beschikking gesteld. Voor het ‘live’ afnemen van enquêtes via deze enquêteurs moet door het een mobiel toestel (tablet of gsm) met actieve internetverbinding ter beschikking gesteld worden, de enquête wordt (omwille van de lengte en complexe vertakkingen) niet op papier ter beschikking gesteld.

Om het verzamelen van respons extra te ondersteunen en stimuleren, voorziet Sentomus in ‘incentives’ voor de respondenten. Voor elke correct en volledig ingevulde enquête wordt 1 (één) vierkante meter bedreigd regenwoud of natuurgebied gered via de erkende organisatie World Land Trust. Er wordt een maximum van 1000 (duizend) vierkante meter per deelnemend museum bepaald. Daarnaast maken de deelnemers (respondenten) aan de enquête kans op het winnen van een van de reizen ter waarde van 1000 (duizend) euro die verloot worden onder de deelnemers. Het volledige deelnamereglement vindt u op de startpagina van de enquête voor uw museum.

Na afloop van het onderzoek ontvangt het deelnemend museum een persoonlijk onderzoeksrapport met de eigen onderzoeksresultaten voor het eigen museum. In dit rapport wordt ook benchmarking aangeboden met een groep van vergelijkbare musea in of buiten het land, en met landelijke of Europese resultaten. De mogelijkheden tot benchmarking zijn onder invloed van het uiteindelijk aantal deelnemende musea, hun locatie en eigenschappen, en de totale respons die behaald werd door deze musea. Er kunnen dan ook vooraf geen garanties geboden worden met betrekking tot de samenstelling van de ‘clusters’, de groepen van musea waarmee gebenchmarkt zal kunnen worden, noch met betrekking tot de landelijke of Europese resultaten. Sento is niet verantwoordelijk voor de kwaliteit noch hoeveelheid van de respons door de respondenten, en is niet verantwoordelijk voor fouten. De klant is verantwoordelijk om de resultaten te interpreteren binnen de context van de eigen realiteit en is verantwoordelijk voor het eventueel nemen van acties of beslissingen naar aanleiding van de resultaten en het rapport van dit onderzoek.

Artikel 15: Varia

De rechten en verplichtingen die uit deze Overeenkomst gesloten met Sento voor de Klant voortvloeien, zullen noch gedeeltelijk noch in hun geheel op derden kunnen worden overgedragen, zonder de voorafgaande en schriftelijke toestemming van Sento.
Indien een bepaling van een met Sento gesloten Overeenkomst of de toepassing ervan voor om het even welke partij of omstandigheid nietig of onuitvoerbaar zou worden of zijn, zal dat aan de rest van de Overeenkomst geen afbreuk doen.
Wijzigingen van contactgegevens zoals, bijvoorbeeld adressen, contactpersonen en e-mailadressen, van de Klant moeten onmiddellijk door de Klant aan Sento worden meegedeeld. Indien de Klant verzuimt om dit onmiddellijk te melden, kan Sento de kosten voor opzoekingswerk of geretourneerde zendingen verhalen op de Klant. De logfiles en overige al dan niet elektronische administratie van Sento vormen volledig bewijs van stellingen van Sento en de door Sento ontvangen of opgeslagen versie van enige (elektronische) communicatie geldt als authentiek, behoudens tegenbewijs te leveren door de Klant.

Artikel 16: Toepasselijk recht en exclusieve bevoegdheid

Op deze Overeenkomst gesloten met Sento is het Belgische recht van toepassing. Voor zover door de regels van dwingend recht niet anders wordt voorgeschreven, zullen alle geschillen die ontstaan naar aanleiding van de Overeenkomst worden voorgelegd aan de bevoegde Belgische rechter voor het arrondissement waarin Sento gevestigd is.

Facilitator van de studie:
Sento Group BV
Jachthoornlaan 22
2970 Schilde
België

Facturatie wordt centraal georganiseerd via de facilitator Sento Group BV:
BTW BE0783936281
IBAN BE35 7350 6047 4737
BIC KREDBEBB